Priorytetyzacja zadań: definicja, metody - Blog Szkoła Policealna GoWork.pl

Priorytetyzacja służy określeniu, które zadania i cele są najważniejsze podczas pracy. Umożliwia ona osiągnięcie najlepszych efektów oraz największej wydajności. Sprawdź popularne metody priorytetyzacji zadań, które pomogą Ci w codziennych obowiązkach.

Priorytetyzacja zadań – co to jest?

W określaniu codziennych zadań i celów w pracy bardzo pomaga priorytetyzacja. Definicja priorytetyzacji mówi, że jest to szereg działań mających ocenić, które zadania mają znaczenie kluczowe, a które jedynie poboczne. Dzięki temu z góry wiadomo, czym powinieneś zająć się w pierwszej kolejności, jakie zadania możesz wyeliminować ze swojej listy, a które lepiej przekazać komuś innemu. Do priorytetyzacji obowiązków można wykorzystać wiele różnych metod. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze z nich.

Priorytetyzacja zadań – metody

Priorytetyzacja zadań – metoda ABCDE

Priorytetyzacja zadań metodą ABCDE została opracowana przez Briana Tracy’ego – jednego z najlepszych mówców zawodowych na świecie, a także autora bestsellerowej książki „Zarządzanie czasem”. Ta metoda priorytetyzacji zadań polega na wypisaniu listy zadań na dany dzień, a następnie określeniu, które z nich są priorytetowe, według liter:

A – zadania, które muszą być wykonane – w przeciwnym wypadku możemy spotkać się z poważnymi konsekwencjami, np. spotkanie z ważnym klientem. Jeśli danego dnia mamy więcej ważnych obowiązków, zaznaczamy je cyframi, np. A1, A2, A3;
B – zadania, które powinniśmy wykonać. Jednak jeśli tak się nie stanie, nie spotkają nas aż tak poważne konsekwencje, jak ma to miejsce w przypadku obowiązków z kategorii A, np. odpisanie na e-maile;
C – zadania przyjemne, których niewykonanie nie grozi żadnymi konsekwencjami. Mowa na przykład o spotkaniu się z przyjacielem w kawiarni;
D – zadania, których nie musimy wykonywać osobiście i możemy oddelegować je na kogoś innego, np. wysłanie poczty. Dzięki temu będziemy mogli skupić się na ważniejszych sprawach;
E – zadania, które nie są ważne i można odłożyć je na później lub wyeliminować.

Zaletą priorytetyzacji zadań metodą ABCDE jest jej prostota. Sprawdzi się ona doskonale w codziennej pracy, a także znacząco zwiększy naszą wydajność.

Priorytetyzacja zadań – matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to kolejne narzędzie służące priorytetyzacji zadań. Zastanawiasz się, jaki związek ma ta metoda z 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych? Spieszymy z odpowiedzią. Dwight Eisenhower uchodził za osobę niezwykle zorganizowaną, a także zyskał miano najbardziej produktywnego prezydenta w historii. Jego tajemnica polega na oddzielaniu zadań ważnych od pilnych. Te pierwsze zajmowały najwyższą pozycję w hierarchii, zaś pilność była brana pod uwagę dopiero w drugiej kolejności. Jeden z najbardziej znanych cytatów Eisenhowera brzmi:

To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne.

Matryca Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek:

I – są to zadania ważne i pilne, które należy wykonać w pierwszej kolejności ze względu na zbliżające się terminy. Zazwyczaj są one bardzo stresujące, ponieważ w przypadku ich niewykonania mogą na nas spaść poważne konsekwencje.
II – to zadania niepilne i ważne, dotyczące przede wszystkim naszych marzeń i rozwoju osobistego. To również czas na rekreację, kreatywną pracę, pasje i budowanie relacji międzyludzkich. Nie mają one naglącego terminu realizacji.
III – są to zadania nieważne i pilne, które wpadają nagle i nie mamy na to wpływu. Nie wnoszą one zbyt wiele do naszej pracy czy rozwoju osobistego, jednak musimy szybko je wykonać.
IV – to zadania nieważne i niepilne, które nie mają żadnego wpływu na naszą pracę oraz rozwój. Można je określić jako „pożeracze czasu”, które przyjemnie jest wykonać i nie trzeba się do nich specjalne motywować.

Metoda priorytetyzacji zadań matrycą Eisenhowera ułatwia zapanowanie nad swoim czasem, skupienie się na obowiązkach najważniejszych oraz tych, które mają wpływ na nasz samorozwój.

Priorytetyzacja zadań – metoda MoSCoW

Technika MoSCoW to uniwersalna metoda priorytetyzacji projektów. Z tego powodu jest ona często wykorzystywana w biznesie i np. podczas tworzenia aplikacji. Na początku należy posegregować wszystkie zadania pod kątem ich istotności:

must have – zadania, bez których projekt nie ma sensu, np. opcja logowania się do aplikacji;
should have – są one istotne z punktu widzenia finalnego produktu, jednak da się je obejść;
could have – te zadania nie są istotne z punktu widzenia finalnego produktu, ale mile widziane i można wykonać je bez większego wysiłku. Jeśli jednak pojawi się ryzyko, że projekt nie zostanie ukończony na czas, powinny zostać one odrzucone w pierwszej kolejności;
not have – zadania, które nie będą realizowane w konkretnej fazie projektu.