Zarządzanie czasem w sposób niewłaściwy skutkuje poczuciem zmarnowanego dnia, brakiem efektów oraz związaną z nimi frustracją. Obowiązki szkolne lub zadania służbowe można jednak skutecznie zaplanować przy wykorzystaniu kilku metod organizacji pracy. Pozwalają one nie tylko na osiągnięcie większej efektywności, ale także zyskanie kilku dodatkowych godzin na odpoczynek, kontakty towarzyskie lub rozwój osobisty.
Jak zarządzać czasem?
Organizacja czasu i efektywne planowanie są niezbędne, aby osiągać jak najlepsze wyniki w szkole czy pracy. Jak zarządzać czasem w sposób skuteczny? Oto nasze sposoby:
- Określenie celów – pierwszym i najważniejszym punktem jest określenie celów na konkretny dzień, czyli stworzenie listy rzeczy do zrobienia. Następnie należy przypisać im priorytety – w tym celu możemy skorzystać z różnych metod priorytetyzacji zadań, np. matrycy Eisenhowera, metody ABCDE czy techniki MoSCoW. Rozpoczynamy od realizacji tych zadań, które są najważniejsze. Najłatwiejsze zostawiamy na koniec, ponieważ koncentracja po kilku godzinach pracy zaczyna diametralnie spadać.
- Zaplanowanie przerw – nawet najbardziej wydajny pracownik, student czy uczeń, potrzebuje odpoczynku w czasie intensywnego dnia pracy. Kluczem do sukcesu i osiągnięcia najlepszych efektów, jest robienie przerw. Kwadrans spędzony na świeżym powietrzu lub wypicie kawy w towarzystwie kolegów, pozwoli odpocząć głowie i nabrać dystansu do zadania, które musimy wykonać.
- Notowanie aktywności – jeśli masz problem z dekoncentracją i często skupiasz swoją uwagę na innych rzeczach, niż obowiązki, notuj swoje aktywności każdego dnia pracy. W ten sposób możesz zauważyć, jakie czynności były stratą czasu, a jakie doprowadziły do konkretnych efektów;
- Dbaj o porządek – skupieniu w pracy lub podczas nauki nie służy bałagan na biurku. Zanim przejdziesz do realizacji zadań wyznaczonych na dany dzień, koniecznie zadbaj o porządek w swoim otoczeniu. Możesz zainspirować się naszymi poradami, jak urządzić biurko w pracy.
- Prowadzenie planera – jeśli nie wyobrażasz sobie planowania czasu pracy w aplikacji komputerowej lub komórkowej, wypróbuj najbardziej tradycyjne sposoby, czyli notuj na papierze. W tym celu przyda ci się planer. Dzięki niemu szybko zobaczysz, co musisz zrobić konkretnego dnia lub tygodnia.
Planowanie czasu – dlaczego jest ważne? Korzyści
Jak twierdzi Brian Tracy, kanadyjski pisarz i autor wielu bestsellerów z dziedziny rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, właściwe planowanie czasu przynosi szereg korzyści w postaci wyższej samooceny, zredukowania stresu oraz lepszego samopoczucia. Osoby, które na co dzień realizują wiele zadań, czują się potrzebne oraz pewne siebie i swoich możliwości. Z kolei pracownicy bezproduktywni, tracą na poczuciu własnej wartości.
Sprawdź również: Planer – dlaczego warto go mieć?
Zarządzanie czasem – metody
Zasada 60:40
Zasada 60:40 zakłada, że nie należy planować 100% swojego czasu, lecz 60%, a pozostałe 40% przeznaczyć na sytuacje nieoczekiwane oraz spontaniczne. Nikt nie jest w stanie przewidzieć wypadków losowych, ani zaplanować dnia co do minuty. Z tego powodu warto mieć zapewniony bufor czasowy. Jak zasada 60:40 wygląda w praktyce? To bardzo proste. Jeśli wykonanie zadania służbowego w teorii powinno zająć 3 godziny, należy dodać do nich godzinę i 12 minut (40%) na nieprzewidziane trudności. Reguła ta zapewnia poczucie bezpieczeństwa, obniża poziom stresu, a także zwiększa efektywność oraz produktywność. Ten sposób na organizację czasu warto stosować nie tylko w pracy, ale także podczas nauki czy obowiązków domowych.
Technika pomodoro
Technika pomodoro jest jedną z najpopularniejszych metod zarządzania czasem, którą wykorzystują pracownicy, studenci oraz uczniowie na całym świecie. Sekretem jej skuteczności jest krótki czas pracy oraz przerwy. To dzięki tym dwóm czynnikom możliwe jest utrzymanie wysokiego poziomu koncentracji oraz świeżego umysłu. Polega ona na przeplataniu 25 minut intensywnego skupienia na obowiązkach z pięciominutową przerwą. Po czterech cyklach następuje 30 minut czasu wolnego. Technika pomodoro pomaga uporać się z rozpraszaczami w formie e-maili oraz powiadomień z mediów społecznościowych. Ten sposób zarządzania czasem poprawia ona zapamiętywanie, dlatego może okazać się świetnym rozwiązaniem podczas nauki.
Zasada dwóch minut
Zasada dwóch minut jest niezwykle prosta i skuteczna – jeśli wykonanie zadania zajmie mniej niż 120 sekund (np. napisanie e-maila, wysłanie SMS-a, wykonanie telefonu), należy zrealizować je od razu. Metoda dwóch minut pozwala na uproszczenie i maksymalne skrócenie podejmowanych decyzji oraz zaoszczędzenie czasu. Dzięki niej mózg zostaje odciążony i może wykorzystać energię do innych zadań. Ten pomysł na gospodarowanie czasem został spopularyzowany przez Davida Allena w jego bestsellerowej książce „Getting Things Done”.
Metoda TRZOS
Metoda TRZOS składa się z kilku etapów. Jej nazwa to w rzeczywistości akronim, który można rozwinąć w następujący sposób:
T – terminy zadań do spisania
R – ramy czasowe do określenia
Z – zaplanowanie rezerw czasu
O – ograniczenie innych działań
S – skontrolowanie efektów
W pierwszym kroku należy spisać wszystkie zadania do wykonania i zaplanować ich terminy. O ile w przypadku narzuconych deadline’ów jest to proste, o tyle samodzielne ustalenie końca może sprawiać trudność. Jest to jednak absolutnie konieczne, aby metoda przyniosła oczekiwane rezultaty. Następnie trzeba określić, ile czasu zajmie wykonanie poszczególnych zadań. Kolejnym punktem jest zaplanowanie rezerwy czasowych, które mogą okazać się bezcenne w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Później należy wyznaczyć priorytety, czyli najważniejsze zadania, którym trzeba poświęcić najwięcej energii. Ostatnim krokiem jest sprawdzenie co udało się zrealizować, a czego nie. Warto także zastanowić się, jakie aspekty można poprawić. Dzięki tej metodzie efektywnego zarządzania czasem, zaplanowanie kolejnego dnia lub tygodnia będzie łatwiejsze.
A Ty, jakie masz sposoby na planowanie i organizację pracy? Podziel się nimi w komentarzu! 👇
